Per la digitalizzazione documenti prezzi tutt’altro che in salita, come dimostrano attività come SGA Service, digitalizzazione documenti prezzi. Infatti, oggi è molto semplice ottenere un costo che è basato su fattori reali. Quali sono questi fattori e quali sono i benefici per chi decide di digitalizzare il proprio archivio cartaceo per passarlo a un sistema più avanzato? Oggi vediamo il ritorno di un investimento del genere e i vantaggi che le realtà che sono passate al digitale hanno già ottenuto.
Costo digitalizzazione archivio cartaceo: come si calcola il prezzo
Il prezzo per un servizio di questo genere non può escludere alcuni elementi. Infatti, ogni esigenza del cliente è una voce di spesa e farne a meno significa ridurre il ritorno dell’investimento. Come fare? Prima di tutto, l’attività che si occupa del servizio verifica la mole di carta che va digitalizzata e che deve essere disponibile subito per permettere all’azienda, all’ente o al libero professionista di lavorare senza problemi.
Poi ci sono i documenti che si devono conservare, ma che non si usano tutti i giorni. Infine, ci sono le carte che vanno al macero, ma che conviene digitalizzare comunque per evitare eventuali richieste spiacevoli in futuro. Oltre a questo, l’attività che propone il preventivo verifica quanto spazio virtuale serve per poter contenere tutte queste informazioni e renderle disponibili. Quindi, oltre allo spazio Cloud, si verifica anche in quale server ospitarlo e i costi per mantenere in attività il server. Infatti, questo non può essere mai staccato dalla rete elettrica.
Infine, ci sono le esigenze particolari, come un sistema di sicurezza per evitare che i documenti passino nelle mani sbagliate e protocolli con password e utenti autorizzati. Tutto questo si traduce poi in un prezzo, indicato in preventivo. Tutto questo spiega perché non c’è un prezzo unico, perché dipende caso per caso.
Digitalizzazione documenti, i benefici
Quali sono i vantaggi di chi decide di digitalizzare il proprio archivio? Il primo è avere i documenti a disposizione subito. La procedura è in due passaggi. Si richiede il documento via e-mail e lo si ottiene in PDF. Costo in termini di tempo: pochi minuti. Poi, non serve spazio in azienda o in ufficio per tenere tutto in ordine, anzi. Non serve neanche un addetto che tenga tutto in ordine, almeno per i liberi professionisti, gli autonomi o gli enti molto piccoli.
I documenti sono a disposizione solo di chi ne ha bisogno davvero. Enti di controllo terzi possono verificare in tempo reale lo stato dell’arte in qualsiasi momento e senza tempi biblici. Si è trovato un bando interessante? Bene, si potrà presentare la domanda prima dei concorrenti, perché i documenti sono semplici da trovare. Per esigenze particolari o richieste, il servizio clienti dell’attività che ha effettuato la digitalizzazione è sempre disponibile.
Qual è il ritorno dell’investimento?
Il ritorno dell’investimento è immediato. Infatti, il ritorno migliore è quello di tempo. Una pratica che impiegava un’ora diventa una procedura di 5 minuti. Gli altri 55 minuti sono la dimostrazione di un reale ritorno dell’investimento. Poi ci sono le conseguenze più a lungo termine. Infatti, i miglioramenti nella produttività aziendale o nella competitività si vedono dopo un trimestre.
Si noterà che si produce di più a parità di tempo. Gli addetti ai lavori in amministrazione saranno più rilassanti e meno stressati. Di conseguenza, migliorerà l’ambiente di lavoro. La gestione semplificata e avanzata permette di essere pronti quando le normative fiscali cambieranno. Infatti, la digitalizzazione è nell’agenda degli obiettivi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.
Alcune Regioni – come la Lombardia e l’Abruzzo – hanno già capito le potenzialità di sviluppo e si stanno organizzando in tal senso, anche per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.
Digitalizzazione documenti prezzi chiari in preventivo
Per tenere tutto in ordine sulla contabilità e per partecipare ai bandi migliori per il settore, passare al formato digitale è una scelta obbligata. Realizzarla non ha costi elevati, ma è importante sapere a chi rivolgersi per non sbagliare. Un’azienda seria è in grado di fornire un preventivo personalizzato in base alla situazione presente e a dare un supporto concreto alle attività sul territorio e non solo.
Tra queste, un riferimento importante nel territorio italiano è la SGA Srl. L’azienda opera nel settore della digitalizzazione dei documenti con prezzi chiari e calcolati in base all’effettiva quantità di documenti da tenere sempre a portata di mano. In più, offre consulenze e supporto per le attività di qualsiasi genere. Così il ritorno dell’investimento sarà semplice e immediato. Infatti, anche i collaboratori potranno accorgersene quando dovranno chiedere un documento e lo otterranno in allegato a una mail di risposta!
